Szkolenia KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jeden z największych projektów cyfryzacji procesów księgowych w Polsce. Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla dużych firm, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. jego stosowanie obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Choć termin może wydawać się odległy, to już dziś warto zadbać o przygotowanie technologiczne, formalne i organizacyjne, które pozwoli uniknąć chaosu w momencie wejścia zmian w życie.

Dla kogo KSeF stanie się obowiązkowy i od kiedy?

Wprowadzenie KSeF będzie przebiegać etapami, a obowiązek korzystania z systemu zależy od wielkości przedsiębiorstwa oraz rodzaju działalności. Od 1 lutego 2026 roku e-fakturowanie w KSeF stanie się obowiązkiem dużych firm, czyli takich, które w 2024 roku osiągnęły obrót przekraczający 200 milionów złotych. Dwa miesiące później – od 1 kwietnia 2026 roku – system obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT, w tym mikroprzedsiębiorców oraz firmy korzystające ze zwolnień z VAT. Warto również dodać, że dla najmniejszych podmiotów – których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto – przewidziano dodatkowe odroczenie do 1 stycznia 2027 roku.

Czym jest KSeF i jak zmieni wystawianie faktur?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że każda faktura sprzedażowa będzie musiała zostać wystawiona w określonym formacie XML, przesłana do KSeF i tam zatwierdzona przed przekazaniem jej kontrahentowi.

Faktury nie będą już trafiały do klientów mailowo lub papierowo – odbiorca będzie musiał je pobierać bezpośrednio z systemu. To całkowicie zmienia dotychczasowy obieg dokumentów i wymaga dostosowania systemów księgowych, procedur wewnętrznych, a przede wszystkim – przygotowania zespołu na nowy sposób pracy.

Jakie zmiany czekają firmy od strony organizacyjnej i technicznej?

Wejście w życie KSeF nie sprowadza się tylko do „nowego narzędzia do fakturowania”. To głęboka zmiana procesów wewnętrznych w firmie. Konieczne będzie zintegrowanie używanego systemu księgowego z platformą KSeF, wdrożenie odpowiednich uprawnień dla pracowników (np. kto może wystawiać, zatwierdzać i odbierać faktury), a także opracowanie nowych procedur awaryjnych, np. na wypadek niedostępności systemu lub problemów z połączeniem.

Co więcej, firmy będą musiały przetestować środowisko testowe i nowy format faktur FA(3), który zastępuje dotychczasowy FA(2). Wszystko to wymaga czasu, wiedzy i dobrze zaplanowanego harmonogramu wdrożenia.

Jakie są konsekwencje nieprzygotowania do KSeF?

Brak odpowiedniego przygotowania do obowiązkowego korzystania z KSeF może skutkować poważnymi problemami w codziennym funkcjonowaniu firmy. Wystawianie faktur poza systemem będzie uznawane za naruszenie przepisów, a w konsekwencji może prowadzić do kar finansowych i sankcji karnoskarbowych.

Dodatkowo, brak integracji z systemem lub nieprawidłowe nadawanie uprawnień może powodować opóźnienia w wystawianiu faktur, chaos w obiegu dokumentów, a także utrudnienia w komunikacji z kontrahentami. W praktyce oznacza to zagrożenie nie tylko dla zgodności z prawem, ale również dla płynności finansowej firmy.

Jak wygląda przygotowanie do KSeF krok po kroku?

Proces przygotowania do KSeF powinien zostać podzielony na kilka etapów. Po pierwsze, firma musi przeanalizować, czy jej obecny system księgowy lub ERP obsługuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML zgodnym z FA(3). Następnie konieczne jest nadanie uprawnień użytkownikom, czyli pracownikom, którzy będą odpowiedzialni za wystawianie lub odbiór faktur.

Kolejny krok to testy środowiska KSeF, przygotowanie wewnętrznych procedur oraz szkolenia dla zespołu. Warto zadbać także o plan awaryjny na wypadek braku dostępu do systemu, np. przez wdrożenie trybu offline24 lub powierzenie obowiązków zewnętrznemu operatorowi. Każdy z tych kroków powinien być wdrażany z odpowiednim wyprzedzeniem, najlepiej na kilka miesięcy przed datą wejścia obowiązku.

Kto powinien wziąć udział w szkoleniu z KSeF?

Wdrożenie KSeF to nie tylko zadanie dla księgowości – dotyczy ono całej firmy, szczególnie osób odpowiedzialnych za dokumentację, sprzedaż, kontroling oraz zgodność z przepisami (compliance). W szkoleniach powinni więc uczestniczyć:

• pracownicy działów księgowych i finansowych,
• przedstawiciele biur rachunkowych,
• osoby odpowiedzialne za integrację systemów IT,
• właściciele firm i menedżerowie zarządzający procesami,
• specjaliści ds. podatków i audytu wewnętrznego.

Dobrze zaplanowane szkolenie pozwala nie tylko poznać przepisy, ale też zobaczyć realne przykłady, błędy oraz rozwiązania, które można wdrożyć w firmie – jeszcze przed 2026 rokiem.

Dlaczego warto zacząć przygotowania do KSeF już teraz?

Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, zwlekanie z przygotowaniami może mieć poważne skutki. Wiele firm dopiero w ostatnim momencie zacznie interesować się integracją systemów czy szkoleniem pracowników, co doprowadzi do przeciążenia dostawców usług IT i braków terminów szkoleniowych.

Wcześniejsze wdrożenie pozwala przetestować rozwiązania, skorygować błędy i przygotować zespół bez presji czasu. Co więcej, firmy, które już dziś rozpoczną adaptację, będą mieć przewagę konkurencyjną — m.in. dzięki większej automatyzacji fakturowania, lepszej kontroli nad dokumentacją i zgodnością z przepisami.

Szkolenia z KSeF to więcej niż teoria

Profesjonalne szkolenia z KSeF to nie tylko przegląd przepisów i dat. To przede wszystkim praktyczne przygotowanie zespołu do pracy w nowej rzeczywistości cyfrowego fakturowania. Uczestnicy uczą się obsługi systemu, analizują case studies, poznają obowiązki podatnika i skutki błędów.

Szkolenia organizowane są w formie warsztatów lub webinariów, z możliwością dopasowania programu do specyfiki branży lub wielkości firmy. To realna inwestycja w bezpieczeństwo procesów finansowych i podatkowych przed wejściem największej zmiany w fakturowaniu w Polsce od lat.