Zasady obiegu i archiwizacji dokumentacji papierowej i elektronicznej
Cel szkolenia
• Zdobycie wiedzy na temat stosowania normatywów kancelaryjnych;
• Zapoznanie się z prawidłowym obiegiem dokumentów;
• Zdobycie wiedzy jak prawidłowo archiwizować dokumentację;
• Zdobycie wiedzy jak prawidłowo przekazywać akta do archiwum;
• Zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją
Adresaci
• Pracownicy kancelarii / sekretariatów;
• Osoby rozpoczynające pracę w archiwum zakładowym / składnicy akt;
• Osoby pracujące w archiwum / składnicy,
• Wszyscy zainteresowani tematem.
Program szkolenia
I. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1. Podział dokumentacji pod względem formy i podmiotowości
2. Rodzaje dokumentacji aktowej i nieaktowej
3. Rodzaje dokumentacji typowej i specyficznej
4. Dokumentacja jawna i niejawna
5. Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna
II. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją
1. Najważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego
2. Podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego
3. Narodowy zasób archiwalny
4. Państwowy zasób archiwalny
5. Niepaństwowy zasób archiwalny
6. Państwowa sieć archiwalna
7. Nadzór archiwalny nad narodowym zasobem archiwalnym
8. Formy ochrony prawnej
III. Zabezpieczenie danych w archiwum zgodnie z nowelizacją Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach z dnia 4 maja 2019 r.
1. Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt.
2. Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję.
3. Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów.
4. Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą.
5. Prowadzenie rejestru zawartych umów.
IV. Instrukcja Kancelaryjna a archiwum zakładowe
1. Systemy kancelaryjne
2. Tradycyjny obieg dokumentacji
3. System mieszany
4. Elektroniczny system obiegu i zarządzania dokumentacją (EZD)
5. Instrukcja kancelaryjna
6. Jednolity rzeczowy wykaz akt
7. Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, Bc)
8. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
9. Porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
10. Opisywanie teczek
11. Sporządzanie ewidencji.
V. Archiwizacja dokumentacji
1. Terminologia archiwizowania
2. Studia wstępne
3. Rozpoznanie przynależności zespołowej
4. Segregacja dokumentacji
5. Systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
6. Weryfikacja kategorii archiwalnych
7. Brakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej
8. Archiwizowanie materiałów archiwalnych
9. Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej
10. Opisywanie teczek
11. Inwentaryzacja
12. Sygnowanie dokumentacji
13. Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego
14. Typowe problemy
15. Archiwizacja dokumentacji finansowo- księgowej
16. Archiwizacja akt osobowych
17. Archiwizacja dokumentacji UE
18. Case study
VI. Procedura brakowania dokumentacji
1. Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
2. Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
3. Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (przepisy prawa i względy praktyczne)
4. Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
5. Typowanie dokumentacji do zniszczenia
6. Sporządzanie wniosku na brakowanie.
Warunki uczestnictwa i regulamin
Warunki uczestnictwa
po otrzymaniu zgłoszenia prześlemy potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, a na około 2 dni przed terminem szkolenia zostaną wysłane wiadomości organizacyjne wraz z linkiem do szkolenia oraz materiałami szkoleniowymi. Płatności po szkoleniu, zwykle w tym samym dniu po szkoleniu prześlemy do Państwa faktury do zapłaty wraz z zaświadczeniem drogą mailową.
Warunki rezygnacji
rezygnację przyjmujemy najpóźniej na 3 dni przed szkoleniem w formie pisemnej. Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów w 100%. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty. W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w danym terminie jest możliwość przesłania nagrania ze szkolenia online.
Nadchodzące terminy
Zasady obiegu i archiwizacji dokumentacji papierowej i elektronicznej
Cel szkolenia
• Zdobycie wiedzy na temat stosowania normatywów kancelaryjnych;
• Zapoznanie się z prawidłowym obiegiem dokumentów;
• Zdobycie wiedzy jak prawidłowo archiwizować dokumentację;
• Zdobycie wiedzy jak prawidłowo przekazywać akta do archiwum;
• Zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją
Adresaci
• Pracownicy kancelarii / sekretariatów;
• Osoby rozpoczynające pracę w archiwum zakładowym / składnicy akt;
• Osoby pracujące w archiwum / składnicy,
• Wszyscy zainteresowani tematem.